- Gestionar la logística y funcionamiento general de la oficina.
- Coordinar proveedores de servicios, suministros, mantenimiento y otros requerimientos.
- Solicitar, comparar y gestionar cotizaciones y compras.
- Controlar el abastecimiento de útiles de oficina, materiales de embalaje, artículos de limpieza y otros insumos.
- Llevar el control de inventarios y anticipar necesidades de reposición.
- Coordinar la recepción de productos, materiales y servicios.
- Atender y recibir a clientes, proveedores y visitantes en la oficina.
- Coordinar reuniones, visitas y requerimientos logísticos.
- Gestionar y dar seguimiento a cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Registrar y organizar facturas, comprobantes y documentación administrativa.
- Coordinar con contabilidad/finanzas información relacionada con pagos, cobros y saldos pendientes.
- Mantener actualizado el archivo físico y digital de la empresa.
- Dar seguimiento a contratos, documentos, renovaciones y vencimientos.
- Mantener actualizada la base de datos y agenda de clientes.
- Registrar y gestionar fechas importantes de clientes, como cumpleaños, aniversarios y fechas especiales de los locales.
- Apoyar en la organización de reuniones, eventos y actividades de la empresa.
- Gestionar correspondencia, mensajería y envío/recepción de documentos.
- Elaborar reportes y cuadros de control administrativos.
- Brindar soporte administrativo a gerencia y demás áreas.
- Identificar oportunidades de mejora y proponer soluciones para optimizar procesos y costos.
- Realizar otras actividades administrativas y operativas propias del cargo.-Requerimientos- Educación mínima: Universitario
2 años de experiencia
Idiomas: Inglés
Edad: entre 25 y 45 años
Conocimientos: Gestión de equipos, Abastecimiento, Base de datos, Compras, Cotizaciones, Gestión de personal, Logística, Mantenimiento, Microsoft excel, Proveedores
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, oficina